As vantagens da adoção de um sistema de ramal nas escolas.
Se você quer melhorar a comunicação na sua escola, conte com um sistema de ramais. Entre as vantagens, tornará mais eficiente o contato entre os colaboradores, além de gerar maior economia com telefonia. Acompanhe outros benefícios.
– Agilização no atendimento externo
Atendimento ao público externo mais rápido e eficiente é uma das vantagens. A demora para ser atendido e a imprecisão das informações obtidas são as reclamações mais comuns. Com a adoção do PABX, é possível organizar de maneira mais adequada e precisa o repasse de informações porque as chamadas são direcionadas para os setores ou colaboradores encarregados desse atendimento.
– Agilização no atendimento interno
A qualidade da comunicação interna influencia no desempenho das atividades profissionais. Direção, coordenação, secretaria e professores atuam em conjunto. Por isso, o sistema de ramal é importantíssimo para a troca de informações ou tomadas de decisões, sem a necessidade do deslocamento dos profissionais de suas salas.
– Redução de custos em ligações internas
Um sistema de ramais possibilita a redução de custos com ligações entre as unidades. Além disso, permite controlar as ligações, através da restrição de determinados tipos de chamadas ou da exigência de senhas para ligações entre as unidades.
– Redução de custos em ligações externas
Com a utilização de um sistema de ramal, pode ser implementado o autoatendimento, que ajuda a aumentar a produtividade dos colaboradores da escola. Informações básicas (como datas e horários previstos no calendário escolar, bem como períodos disponibilizados para o atendimento de familiares de alunos) podem ser repassadas automaticamente.
– Aumento da produtividade
O uso da ferramenta de autoatendimento ajuda a aumentar a produtividade. Por exemplo, os colaboradores que atuam na secretaria ou na recepção, passam horas atendendo esse tipo de ligação externa, que, além de onerar o tempo de trabalho, impossibilita a realização de outras atividades. Isso vale também para a área pedagógica.
– Diminuição do processo burocrático
Com esse sistema, é possível direcionar as ligações feitas pelos pais dos estudantes aos professores, o que melhora a qualidade da comunicação e ainda pode beneficiar o processo educacional. Se a escola dispõe dessa tecnologia, pode verificar a agenda da equipe pedagógica e confirmar a disponibilidade de atendimento, de forma simples e rápida.
– Fortalecimento da imagem
Em conjunto, todos esses fatores são importantes para dar credibilidade e confiança à escola, tornando a sua imagem forte no contexto educacional, o que é fundamental tanto para a iniciativa privada quanto para a instituição pública.
FUNCIONAMENTO
Nas escolas, todas as ligações e demais processos de um sistema de ramal são auxiliados pelo PABX – Private Automatic Branch Exchange.
Essa tecnologia funciona como uma espécie de central telefônica particular, que faz a distribuição de ligações recebidas para os aparelhos telefônicos da escola.
Embora funcione semelhante a uma central de operadora de telefonia, no PABX de uma escola estão conectados às linhas e ramais que pertencem apenas ao próprio colégio ou aqueles que foram incluídos pelos gestores. Isso reduz bastante os custos.
Com o PABX, basta uma linha junto à central para distribuir as ligações em tantos ramais quanto forem necessários. Ele conecta todos eles entre si, além de interligar a linha central com a operadora.
Uma possibilidade é integrar softwares ao PABX para economizar em telefonia móvel e fixa. Faz ligações baratas ou gratuitas entre ramais agrupados, inclusive entre aparelhos fixos e móveis. Também realiza chamadas internacionais com tarifas menores.
Há modelos de PABX que facilitam o controle de gastos graças a funcionalidades específicas, como ramal pré-pago.
Outra alternativa é instalar aplicativos que convertem o smartphone em um ramal móvel da escola. Uma vantagem é que se o profissional não estiver na escola, uma chamada pode ser redirecionada para o seu celular.
Outro benefício é que, com as centrais PABX IP, dá para usar o celular não só como ramal móvel, mas também como telefone IP em qualquer lugar do planeta, desde que haja conexão à web.
Mais uma vantagem: converter os celulares em ramais móveis PABX, que recebem e também realizam ligações externas ou internas (para os próprios ramais da escola), utilizando aplicativos disponíveis tanto para IOS quanto para Android, pois fazem e recebem chamadas. tirar voip.
Há um sistema que não depende de conexão de alta velocidade para funcionar. Dessa forma, mesmo com uma cobertura 3G limitada será possível usar o ramal em quase todos os lugares.
Outro ponto positivo é a instalação do interfone virtual na portaria da escola, que funciona em smartphones dos funcionários, por exemplo. Faz e recebe ligações sem fio a partir da portaria da escola, o que representa uma economia com equipamentos e materiais. Não precisa de manutenção.
TIPOS DE PABX
Os ramais simples e fixos são interligados por meio do PABX. Assim, é possível fazer e receber chamadas entre eles. O desempenho e a funcionalidade de um sistema de ramais vão depender do tipo de PABX usado na escola. Confira os tipos disponíveis no mercado.
PABX Analógico: uma central com componentes analógicos e circuitos recebe linhas através de operadoras tradicionais de telefonia fixa. É o mais convencional; seus ramais são simples. Em alguns modelos, é possível bloquear ligações e implementar senhas de uso para os ramais.
PABX Digital: realiza chamadas com ótima qualidade. Conta com entroncamento E1 e discagem direta de ramal.
PABX Híbrido: reúne todos os benefícios das tecnologias digital e analógica. Possibilita que o colégio interligue a sede com as filiais, caso tenha mais unidades escolares. Tudo isso sem custos adicionais, permitindo que as ligações sejam feitas com tarifas menores, dependendo de cada tipo de chamada.
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