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Atendimento em consultórios: um guia prático para bons resultados

Para oferecer atendimento diferenciado, não basta contar com um bom sistema de telefonia e voz. É preciso selecionar pessoas treinadas e atenciosas para essa atividade, a fim de esclarecer todas as dúvidas dos usuários.

Como os agendamentos e os cancelamentos são realizados através de um software, o atendimento telefônico comum torna-se mais rápido e direcionado para assuntos específicos, como as formas de pagamento, quais os convênios são aceitos, entre outros.

As dúvidas sobre a consulta podem ser esclarecidas durante o contato telefônico, através de uma linguagem de fácil compreensão; com educação e simpatia. Afinal, o objetivo é satisfazer o cliente ainda na fase da pré-consulta.

Por isso mesmo, os colaboradores precisam ser profissionais qualificados e estarem motivados. Negligenciar treinamento aos funcionários pode criar uma imagem negativa da empresa para os clientes em potencial. Não se esqueça: a primeira impressão é a que fica!

No caso de pessoas idosas, é comum se esquecerem da consulta ou faltarem sem uma justificativa. Se elas fazem parte do seu público-alvo, confirmar o atendimento através de uma ligação um dia antes, faz toda a diferença. Portanto, manter esse cuidado é importante para o seu negócio.

Você precisa de um atendimento telefônico mais eficaz no seu consultório? Confira as dicas.

1- Deixe a linha telefônica livre
Pelo menos, uma linha precisa ser liberada para o atendimento de usuários, pacientes
e clientes. Hoje em dia, as pessoas não têm tempo a perder e a insatisfação no
atendimento pode levar à desistência do seu consultório.
É claro que há dias atípicos, quando as linhas ficam ocupadas por mais tempo do que o habitual, mas é essencial que os telefones da sua clínica não fiquem congestionados diariamente, provocando a irritação de quem tenta contatá-la.

2- Ofereça uma boa recepção telefônica
Desde o contato inicial até o último, o atendente deve ser gentil e educado com a pessoa que está do outro lado da linha. Não importa qual seja o assunto – dúvida, crítica ou elogio -, a qualidade do serviço deve prevalecer. O funcionário precisa esclarecer todas as dúvidas e buscar soluções para os problemas. Demonstrar respeito e cortesia ao longo do contato é fundamental.

3- Evite deixar o paciente na linha de espera
Em alguns casos, o colaborador não tem a resposta imediata para oferecer e precisa consultar outro profissional. Nesse intervalo, evite deixar a pessoa esperando na linha. Se for um caso mais complexo, marque para retornar a chamada em alguns minutos. Isso evita que o cliente fique irritado aguardando na linha e demonstra atenção e cordialidade pelo
cliente.

4- Todos devem saber da importância no atendimento
Desde o dono da empresa até o responsável pelo atendimento telefônico, todos devem estar cientes da importância desse processo para a clínica. Trata-se de um dos principais requisitos para alavancar a boa imagem do consultório e a sua credibilidade perante o público.
A qualidade do atendimento telefônico em consultórios depende do aperfeiçoamento do sistema de gestão, considerando os fatores humanos e também os tecnológicos. As melhorias devem ser contínuas, para conquistar excelência em atendimento, atrair e fidelizar os clientes.